PRL DU PORTUAIS

Mesdames, messieurs,

Interpellé à plusieurs reprises sur une possible mensualisation des prélèvements concernant les appels de cotisation, la gérance a décidé de lancer une consultation participative sur l’ensemble des moyens de paiement mis à la disposition des associés.

Définition : Les moyens de paiement sont des instruments pour régler des dépenses par des transferts d’argent. Il existe deux grandes catégories de moyens de paiement :  

• les moyens de paiement fiduciaires (espèces) : les pièces et les billets,  
• les moyens de paiement scripturaux : cartes bancaires, chèques, virements, prélèvements et cryptomonnaies.
  
  

En l’état, trois moyens de paiement sont mis à la disposition des associés :

• Le chèque bancaire
• Le prélèvement à échéance
• Le virement bancaire (Instantané ou différé)
  
  

SUPPRESSION D’UN MOYEN DE PAIEMENT

ETAT : Devant l'indiscipline et l’indifférence de certains associés, malgré les rappels incessants sur la transmission des courriers, nous continuons à trouver dans la boîte au lettre du parc des enveloppes dépourvues de toute inscription et contenant des chèques. Nous sommes également régulièrement  confrontés  à des envois postaux à destination d'adresses personnelles ce qui interfère dans l’enregistrement des paiements.

Le paiement par chèques représente 7% des paiements et engendre une charge accrue pour son traitement (Enregistrement, référencement, dépôt en banque).

DÉCISION : Comme la réglementation le lui permet, la gérance a décidé de ne plus accepter les  paiements par chèque. Tous les associés seront avisés de la non-disponibilité de ce moyen de paiement par courriel ou courrier individuel. Les moyens de paiement disponibles seront systématiquement mentionnés sur chaque appel de charges ou cotisation.

CRÉATION DU PAIEMENT AUTOMATISÉ POUR LES APPELS DE COTISATION 

SAISINE : Comme mentionné dans le dernier appel de cotisation, des demandes récurrentes de mensualisation des appels de cotisation nous parviennent depuis plusieurs mois déjà. La gérance a donc décidé de lancer une consultation participative sur la mise à disposition de ce type de moyen de paiement.

ETAT : La cotisation annuelle fixée en  Assemblée Générale Ordinaire du 06 août 2023 s'élève à 880€. Trois moyens de paiement sont mis à disposition des associés :

• Le chèque bancaire (Supprimer)
• Le prélèvement à échéance
• Le virement bancaire (Instantané ou différé)
  
  

PROPOSITION : La gérance propose en remplacement du paiement par chèque, la mise en place du paiement automatisé dans le cadre des appels de cotisation. Le prélèvement automatisé est une fonction qui permet de prélever automatiquement et de façon récurrente les cotisations. Cela signifie qu'en lieu et place des trois appels de cotisation (330€ en Février, 220€ en Juin et 330€ en Octobre), un échéancier annuel serait mis en place sur la base d’un prélèvement mensuel de 88€ sur 10 mois et transmis courant du mois de mai pour l’exercice comptable suivant.

Moyens de paiement actualisés :

• Le paiement automatisé
• Le prélèvement à échéance
• Le virement bancaire (Instantané ou différé)
  
  

DISPOSITIONS RÉGLEMENTAIRES : La mise à disposition du prélèvement automatisé nécessite la modification de l’article 21 - Budget - Cotisations - Trop perçus des statuts de la société. Dans ce cadre , la convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire devient inéluctable.

PS : Les prélèvements émis depuis ou vers l’étranger engendrent des frais bancaires non négligeables. La gérance propose d’inscrire dans les statuts la rétribution des frais de virement émis à partir d'un établissement bancaire basé à l'étranger.

CONCLUSION

L’actualisation des moyens de paiement est une nécessité et s'inscrit dans le long processus de simplification des tâches administratives. Le paiement automatisé est l’un des moyens mis à votre disposition pour simplifier l’action des gérances. Par ce simple choix, tout un chacun participe ainsi à l’allègement des tâches. Vous l’aurez bien compris, la possible mise en place du paiement automatisé serait une avancée notable pour les gérances. 

Le basculement d’un prélèvement à échéance à un paiement automatisé est transparent et n’engendre aucune action, seul l’envoi d’un échéancier annuel diffère. Pour le reste, la fourniture d’un RIB et la signature d’un mandat de prélèvement SEPA est nécessaire, les démarches de mise en place étant réalisées par la gérance.

Nous nous permettons de rappeler que la Société Civile du Portuais est administrée par des bénévoles qui sans être avares de travail aspirent à une simplification significative de leurs tâches. 

Publié le 24/01/2024

(Jean-Michel GIBON)

Le questionnaire ci-après permettra à chacune et chacun de se positionner et de donner son avis. Ce dernier entre dans le cadre d’une consultation participative et ne doit pas être ou devenir source de polémiques comme nous en avons déjà vécu.

Le résultat de cette consultation sera publié par voie dématérialisée et postale pour les associés ne disposant pas de messagerie numérique. Dans tous les cas, les éléments retenus feront l’objet d’un travail approfondi avant d’être mis en place.