PRL DU PORTUAIS

Mesdames, messieurs,

En ce début d’année, la gérance a remis le pied à l’étrier afin de ne pas prendre de temps pour mener à bien les chantiers qu’elle souhaite réaliser conformément au cahier des charges que lui a délégué l’Assemblée Générale.

Depuis 2018, devant une dématérialisation inéluctable des différentes tâches administratives qu’elle doit assurer, la gérance à mis en place tous les outils collaboratifs nécessaires au  partage de fichiers (Google Workspace). Le travail sur les machines personnelles a été entièrement banni afin de permettre la construction d’une base de données unique indispensable et accessible aux différents membres de la gérance permettant ainsi aux actuels et futurs cogérants d'accéder le plus facilement possible aux données consolidées de la société.

Ce type d'outil collaboratif nous a permis de centraliser toutes les données, tout en servant de solution de stockage et de sauvegarde. Selon les niveaux d'autorisation attribués, les personnes ayant accès à ces documents peuvent les consulter, les télécharger ou les modifier. Principalement dédiés à la gérance de la société, ces outils peuvent néanmoins autoriser le partage avec les personnes extérieures.

Simultanément, un outil collaboratif de visioconférence (Google meet Professional) nous a permis de programmer des réunions, d'inviter des contacts et d'animer ou d'assister aux réunions en vidéo et à distance. Cet outil a facilité de manière importante la communication entre les intervenants qu'ils fassent partie de la société ou qu'ils s'agissent d'intervenants extérieurs comme des partenaires ou des administrations.

De même, depuis 2018, le blog “www.leportuais.org” a été créé et est devenu l'outil incontournable d’information et d’échange de notre structure.

Néanmoins, ce tableau n’a rien d'idyllique car dans notre société, rien n’est gratuit. La Société Civile du Portuais a dû comme beaucoup de sociétés souscrire plusieurs abonnements tous plus ou moins onéreux les uns que les autres.  Afin de réduire les coûts de fonctionnement, la gérance a décidé de mettre en place son propre serveur de fichiers (NAS) pour stocker ses données et héberger les différentes structures accessibles depuis le web (Serveur web).

L’investissement de 2500€ (Avec les équipements connexes) reste certes important mais tout à fait rentable sur le moyen terme tout en préservant la confidentialité de nos données, une autonomie non négligeable et  une maîtrise du stockage des données sur le long terme.

Cet article n’a pour vocation que de vous informer des structures et moyens mis en place au sein de la Société Civile du Portuais pour son fonctionnement et reste bien entendu entièrement transparent pour chaque associé.

Je reste bien entendu à la disposition de toute personne désirant obtenir des précisions complémentaires sur l’infrastructure qui va être mise en place.

Publié le 08/01/2024

(Jean-Michel GIBON)