PRL DU PORTUAIS

Mesdames, messieurs,

Le 24 janvier 2024, la gérance a adressé à tous les associés une consultation participative sur le thème des moyens de paiement mis à disposition par la Société Civile du Portuais dans le cadre du règlement des appels de cotisations et de charges.

A ce jour, 37 associés n’ont pas souhaité participer à cette consultation. La mise en œuvre et le suivi des sondages participatifs sont grands consommateurs de temps et d’énergie. Répondre à ces procédures simples n’est autre qu’une reconnaissance du travail effectué par la gérance.

A l’instar des procédures de votes, les abstentionnistes ne sont donc pas pris en compte. Il serait alors dommage de se priver de la possibilité de s’exprimer et de se positionner sur un sujet aussi important que les moyens de paiement.

Afin de permettre à chaque associé de s'exprimer, il a été décidé de prolonger d’un mois cette consultation participative. Le terme est donc porté au 31 mars 2024, terme de rigueur.

SAISINE

Interpellé à plusieurs reprises sur une possible mensualisation des prélèvements concernant les appels de cotisation, la gérance a décidé de lancer une consultation participative sur l’ensemble des moyens de paiement mis à la disposition des associés.

Si ce n’est les demandes récurrentes des associés, l’adoption du paiement automatisé entre dans le cadre de la simplification des tâches administratives pesant de plus en plus lourdement sur les gérances. Bien sûr, il n’est pas question d’imposer de quelque manière que ce soit l’une ou l’autre des options mais de donner la possibilité à chacune et chacun de participer simplement à l’allègement des tâches administratives qui, on le rappelle, sont exécutées par des bénévoles.

Devant l'indiscipline et l’indifférence de certains associés, malgré les rappels incessants sur la transmission des courriers, nous continuons à trouver dans la boîte au lettre du parc des enveloppes dépourvues de toute inscription et contenant des chèques. Nous sommes également régulièrement  confrontés  à des envois postaux à destination d'adresses personnelles ce qui interfère dans l’enregistrement des paiements. Le paiement par chèques représente 7% des paiements et engendre une charge accrue pour son traitement (Enregistrement, référencement, dépôt en banque).

La gérance a décidé, comme la réglementation le lui permet, de ne plus accepter les  paiements par chèque. Tous les associés seront avisés de la non-disponibilité de ce moyen de paiement par courriel ou courrier individuel. Les moyens de paiement disponibles seront systématiquement mentionnés sur chaque appel de charges ou cotisation.

Pour les prochains appels de cotisation ou de charges,  deux moyens de paiement sont mis à la disposition des associés : Le prélèvement à échéance / Le virement bancaire (Instantané ou différé).

Au vu des statistiques de la présente consultation participative, la gérance proposera le cas échéant l’adjonction du prélèvement automatisé à la liste des moyens de paiement lors d’une prochaine Assemblée Générale Extraordinaire.

Publié le 02/03/2024

(Jean-Michel GIBON)